メール添付ファイル送れないときの対策~WordやPower Pointのファイルを圧縮しよう~

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こんな人に読んでもらいたい記事です

・メールの添付ファイルサイズ上限に引っかかった

・メールの添付ファイルサイズ上限を超えてしまう

・メールの添付ファイルサイズが大きい

・WordやPower Pointで作ったドキュメントが送れない

・データ容量ってどうやって圧縮するの?

という人

結論

・WordやPower Pointで作成したドキュメントの
容量が大きすぎるときはデータを圧縮して送信しよう

・「データの圧縮」とひとことで言っても,
ある方法でうまく圧縮できるときと
そんなにうまくいかないことがあります.

・データ圧縮の方法を複数知っていると,
いろいろ試せるので良さそうです.

(1)「.zip」などの圧縮ファイルに変換
(2)「.PDF」ファイルに変換
(3)officeに付属の画像圧縮機能を利用

はじめに

こんにちはりゅういえんじにあです.

結婚式準備でこちらの要望を式場に
伝える依頼書を作成しました.

作成したファイルをメール添付し送付したのですが,
「送信エラー」になり正常の送信できませんでした.

これは写真や図を多様しファイルの容量が
大きくなってしまったためです.

相手のメールサーバ添付ファイル容量制限で
(例えば10MBなど)送信エラーになることがあります.

このように添付ファイルの容量が大きすぎて送信できないときに
「添付ファイルの容量を小さくする方法」を
複数紹介します.

添付ファイルの容量を小さくしよう

今回依頼書をパワーポイント(Power Point)で作成しました.

それをメール添付できるサイズに圧縮する方法を
まとめてみました.

(1)「.zip」などの圧縮ファイルに変換

「圧縮ファイル」と言えばこれです.

windows標準の圧縮ソフトや,
フリーソフトを使って作成出来ます.

ただ,りゅういえんじにあの印象としては
「複数のファイルを一つにまとめる」
程度にしか使えず,データ容量の圧縮(低減)には
つながっていないかなという感じです.

自分の設定が悪いだけかもしれませんが…

(2)「.PDF」ファイルに変換

ドキュメントを他のファイル形式に変換する,
という方法があります.

ドキュメントなどを変換する先として使えるのが
PDFファイルです.

無料でドキュメントを開いたり印刷できたりするソフトが
配布されたいたりするので,
役所での申請用紙などで使われる形式です.

実はofficeのドキュメントはこのファイルに変換できます.

「名前を付けて保存」で保存形式をPDFにして
保存することで容量を圧縮できます.

(3)officeに付属の画像圧縮機能を利用

圧縮するだけであれば(2)でも十分可能ですが,
中には「WordなりPower Pointのまま送りたい」
ということもあるかもしれません.

そんなときは「画像の圧縮」機能を使いましょう.

画像を選択し,「図の圧縮」を選ぶと
ドキュメントに対する写真のサイズから
適切な(ちょうどいい)解像度に圧縮してくれます.

ポイントは画像のサイズ(たてよこなどの大きさのこと)を含めて
ドキュメントの編集完了後に「図の圧縮」を行うことです.

そうしないと仮にあとで画像を拡大などすると
画像が荒くなってしまいます.

このようにデータを適切に圧縮すれば
相手のメールサーバへの負荷を下げることができ,
迷惑をかけることを割けることができます.

おわりに

今回はWordやPower Pointなどのofficeのソフトで
作成したドキュメントをうまく圧縮して,
メールに添付できるようにする方法について紹介しました.

仕事や結婚式の準備なので画像データを含む
ドキュメントのやり取りをするときの
参考になれば幸いです.

ありがとうございました.

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