研究職・開発職の期末報告・プレゼン資料~どんな構成がよい?~

お仕事アイデア
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こんな人に読んでもらいたい記事です.

・技術系のお仕事で半年に
一度の報告会をしなくちゃいけない!

・相手は技術役員だけど,
決して細かい内容までは知らないから
説明するとき「どうしよう…」

・たった10分ちょっとで
半年分の説明ってどうするんだよ…

・伝わりやすい,報告・プレゼン資料ってどんなの?

という人

結論

職場の報告会,以下のような流れで報告したら
手応えのある反応を得ることができましたので,
備忘録的に残します.

発表時間:10分
質疑応答:5分

それぞれに割り当てたプレゼンスライドの数も
載せています.

(1)仕事の背景
・「仕事の位置づけはこんな感じです,
この仕事を達成するとこんな良いことがあります」(1ページ)
・「これまでの仕事でこんなことができたけど
こんな問題が残っています」(1ページ)

(2)この半年の仕事の目標
・「今期の目標はこれで,
それを達成するにはこんな課題があります」(1ページ)

(3)進め方の方針
・「課題を解決するためにこのような方針を立てました」(1ページ)
・「この方針で進めるべくこのようなものを準備し実験,検証しました」(1ページ)

(4)成果の報告
・「成果のまとめはこんな感じです,
目標に対してできたことは〇〇で
できなかったことは□□です」
「来期はこれやる予定です」(1ページ)
・「成果詳細について報告します.
まず,〇〇は□□です.」(2ページ)

はじめに

こんにちはりゅういえんじにあです.

メーカの技術職として,
研究のお仕事をしています.

半年に一度その仕事の成果を報告することに
なっているのですが,その構成に毎回頭を悩ませています.

これまでにいろいろな構成を試してきたのですが,
今回の構成ではなんとなくうまく伝わった感じがあるので,
備忘録として残しておこうと思い,記事にしました.

これで完璧?技術報告・プレゼンテーションの構成

りゅういえんじにあがこれまでの中で
うまく報告できたときの構成と
その意図(何を考えてそのような構成にしたか)を
まとめます.

(1)仕事の背景

自分が関わった仕事が,会社の事業に関して
どう影響するのか説明します.

技術系とは言え役員の関心事は
「その研究,技術が会社のビジネスにどう役立つのか影響を与えるのか」
です.

研究,技術が会社のビジネスにどう役立つのかをしっかり説明しなければ,
どんなにすごい技術であっても正しくその価値が理解されません.

担当者は半年ずっとその仕事に関わってきたので,
そのお役立ちポイントを理解しているわけですが,
半年に一度しか報告を受けない役員はその情報を
持っていません.

担当者と役員には技術やお役立ちポイントに関して
知っている(持っている)情報に差があることを留意する必要があります.

時間軸的な話もここでしましょう.
(例)「□年のプロジェクトで今△年目です」

自分(担当者)が「すこし多すぎるかな」と
思うくらい丁寧に説明するのがポイントです.
実感としてそれくらいでちょうど良いです.

報告時間10分に対して2ページ分
約2分程度時間をかけました.

20%の時間をかけたので,
かなり長いものと思います.

【内容と発表スライド】
・「仕事の位置づけはこんな感じです,
この仕事を達成するとこんな良いことがあります」(1ページ)
・「これまでの仕事でこんなことができたけど
こんな問題が残っています」(1ページ)

(2)この半年の仕事の目標

(1)で示した,研究の価値を実現するために
・今期は何を目標としたのか,
・目標を達成するために解決すべき課題
を示します.

たった半年でプロジェクト(研究)が完結するほうが珍しいため,
「今期中にどこまで達成できればOKとする」のかの目標を
はっきりさせる必要があります.

目標を達成するための手段,解決すべき課題も
示すことがポイントになります.

というのは,目標を達成するには
ただ手を動かせば良いというわけではなく,
目標に向かって進む時に発生する
何かトラブル・難しい問題を解決する必要があるからです.

手段,解決すべき課題を示すことで,
「取り組んだ目標が決して簡単なものではなくで,
時間をかけて取り組む価値のあるものである」
というアピールができるようになるのです.

特許の世界では
「容易の容易は容易じゃない」
という格言?がありますが,
それに似たような考え方になろうかと思います.

【内容と発表スライド】
・「今期の目標はこれで,
それを達成するにはこんな課題があります」
(1ページ)

(3)進め方の方針

なぜこのような内容を報告するかというと
プロセスも評価される内容だからです.

もちろん
「〇〇を開発した」や
「△△の原理を解明した」
といった成果があれば十分評価対象になります.

しかし,残念ながら
完全に目標を達成したとは言えず
「■という課題があることがわかった」や
「▲という説は否定された」といったような
結果に終わることも十分にありえます.

技術の世界では思った通りの結果が出ない
ことも日常茶飯事なので,取り組んだプロセスもしっかりアピールする
必要があるのです.

逆に結果「だけ」うまくいっても,
「たまたまうまくいっただけじゃだめだ!」
という考え方を持つ人もいるので,
そういった面でもプロセスを示す必要があります.

【内容と発表スライド】
・「課題を解決するためにこのような方針を
立てました」(1ページ)
・「この方針で進めるべくこのようなものを
準備し実験,検証しました」(1ページ)

(4)成果の報告

ここでいよいよ成果の報告です.

担当者としてはここをとにかく詳しく説明したい
気持ちになりますが,これまでの内容を踏まえると,
4割程度の時間しか残されていません.
(10分発表だとしたら4分程度)

成果に関しては,1スライドに表としてまとめ
「この課題に関しては,これを達成しました」
という形で,シンプルに伝えましょう.

細かい技術的な話は最初から話せないものとして考えておくべきでしょう.

残りの時間で,今期の成果で最も大きな
部分に関して詳細を話す,という形を取るのが
良さそうです.

【内容と発表スライド】
・「成果のまとめはこんな感じです,
目標に対してできたことは〇〇で
できなかったことは□□です」
「来期はこれやる予定です」(1ページ)
・「成果詳細について報告します.
まず,〇〇は□□です.」(2ページ)

おわりに

今回,技術系の報告プレゼンテーションの流れに
ついて自分が手応えを感じた内容をまとめました.

技術系の就活でも使える考え方になると
思いますので,参考になれば幸いです.

ありがとうございました.

 

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