優先順位を考えよう「重点指向」の考え方

お仕事アイデア
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こんな人に読んでもらいたい記事です

「どれもこれも重要で,優先順位なんて決められない!」

という人

結論

・「どれもこれも重要だ」って
思うことでも要素を整理して
優先順位を決めよう.

・どれも重要,って考えるのはある意味
「どれも重要じゃない」
って考えるのと同義

・優先順位を決める3つの要素を
紹介します.

お仕事の「パラレルタスク」どうする?

こんにちはりゅういえんじにあです.

お仕事をしていると必ず発生する「パラレルタスク」.

どのように順番を決めているでしょうか?

製造業には問題が発生したときに何から手をつけるべきかを
「重点指向」という考え方で整理し,決めています.

製造業だけではなく,オフィスワークでも使える話だな
と思いますので例を交えて紹介します.

優先的に対応する問題ってどう考える? 「重点指向」の考え方

重要度が高いからといって常に優先順位が
高くなるわけではありません.

製造業の品質管理でよく使われる
重要問題を判断する基準の例には
以下の3つがあります.

どの項目が最も重要か,という話は
発生している問題によって異なるので
「この項目に当てはまるものが最優先だ」とは
一概には言えず,総合的に決める必要があります.

ここではラーメン屋さん店主のタスクを
例に考えてみたいと思います.

近所で評判のラーメン屋さんなので,
お昼どきは多くのお客さんで賑わい,
順番待ちのお客さんが外に行列を作っています.

あるタイミングでこんなタスクが
同時に発生したとします.

【発生タスク】
A「茹でている麺をお湯から引き上げる」(調理)
B「テーブルを片付ける」(片付け)
C「外で待っているお客さんに声をかける」(お客さん対応)

茹でている麺をお湯から上げないと麺が伸びるし,
かといってテーブルを片付けないと次のラーメンが出せないし,
お客さんを席に案内しなければクレームが発生するしで
「どうしたら良いの?」ってなる話です.

(1)影響の範囲・程度が大きいか小さいか(重要度)

問題の大小に注目した基準です.

そもそもその問題が与える影響が大きいならば,
優先順位を上げるべきですよね,という主張です.

でもそもそもこれで優先順位が決められれば
誰も苦労しないですよね.

この基準だけででA~Cの優先順位を
つけようとしても
「どれも重要だ」
ってなってしまいます.

そこで(2)(3)の基準で考えます.

(2)放置したとき,その影響の範囲・程度が拡大するか(拡大傾向)

問題の変化に注目した基準です.

放置することで状況が悪化するならば,
優先順位を上げるべきですよね,という主張です.

ラーメン屋さんの最大の目的は
「お客さんに美味しいラーメンを提供する」
ことであります.

茹ですぎて麺が伸びてしまっては最大の目的が
果たせなくなってしまいます.

逆に多少片付けやお客さんへの対応が遅くなっても,
「美味しいラーメンを提供する」という目的には
関係ないので,後回しして良いということになります.

もちろん全く放置して良いというわけでは
ありませんが,麺をお湯より引き上げるよりは
優先順位が下がるということです.

以上
「(2)放置したとき,その影響の範囲・程度が拡大するか」
を考えると,
A「茹でている麺をお湯から引き上げる」(調理)
が優先順位が高い,と考えることができます.

(3)すぐに対策を取らないと重大な結果につながるか(緊急度)

問題がどれだけ急速に変化するか
注目した基準です.

すぐに対策を取らないと致命的な結果になるならば,
優先順位を上げるべきですよね,という主張です.

残りの
B「テーブルを片付ける」(片付け)
C「外で待っているお客さんに声をかける」(お客さん対応)
について優先順位を考えてみたいと思います.

ラーメン屋さんはあくまでサービス業なので,
お客さんに対する配慮もする必要があります.

どんなに忙しくてもお客さん対応をおろそかにすると
どんなに味が良くても「サービスの悪いラーメン屋」と
レッテルをはられてしまいます.

外で待つお客さんは長い時間待たされるのに
ストレスを感じるとするならば,
「もうすぐ案内します」の声掛けは
できるだけ速やかに行うべきですよね.

もたもたしてるとストレスを感じられてしまいます.

したがって残りの2つの項目では
C「外で待っているお客さんに声をかける」(お客さん対応)
が優先度が高いと判断できるのです.

総合すると優先度は
A→C→B
となります.

経験があればこういったことを整理して考えなくても,
自然とできるようになります.

しかし経験がない問題に対応するときには,
このようにタスクを整理すると
優先順位がつけやすくなりますね.

おわりに

今回製造業でよく使われる「重点指向」の考え方で
仕事の優先順位を整理する視点を紹介しました.

よりスムーズに仕事を処理できる手助けになれば幸いです.

ありがとうございました.

どうしてもわからないときは素直に聞いてしまうのも手です.

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